Funktionen der CM Studio .DMS-CLOUD

Duplikate und Dubletten-Import

In der heute zunehmend digitalen Geschäftswelt ist der effiziente Umgang mit Daten und Dokumenten entscheidend. Versionierung wird hier gerne als Schlüsselbegriff verwendet - sie sorgt dafür, dass der Informationsfluss transparent, nachvollziehbar und organisiert bleibt.

Wichtig ist dabei, dass Dokumentenmanagement Systeme (DMS) wie CM Studio .DMS-COUD die transparente Protokollierung von Veränderungen erfüllen müssen und Duplikat-Dokumente automatisch erkennen sollten, um die gesetzlichen Vorschriften der GoBD zu erfüllen.

CM Studio .DMS-CLOUD löst diese Anforderung durch zwei Kernfunktionen.

Gleichnamige Dokumente können nicht in einen gemeinsamen Dokumente Ordner importiert werden:

1. CM Studio .CAPTURE-CLIENT stellt dies direkt beim Upload fest und fordert Sie auf, das zu archivierende Dokument umzubenennen
   
   
2. CM Studio .OCR-SERVER in Connection mit der Überwachungsroutine der CM Studio .DMS-CLOUD erkennt doppelte Dokumentennamen, erweitert den Namen um eine Versionsnummer: ..Vx und markierte vermeintliche Dubletten mit einem roten Ausrufezeichen, so dass der Anwender diese Dubletten dann kontrollieren und entsprechend auflösen kann.

Grundsätze der GoBD zum Thema Löschen von Dokumenten

Grundsätzlich gelten folgende Merksätze:

• Sind Dokumente z. B. elektronisch entstanden, müssen Sie diese im ursprüng- lichen Dateiformat unveränderbar digital aufbewahren. Digital entstandene Dokumente können Sie zusätzlich in Papierform aufbewahren, die digitalen Daten dürfen Sie aber nicht löschen.

• Achten Sie darauf, die im Ursprungsformat bestehende maschinelle Auswert- barkeit nicht durch Umwandlung in ein anderes Datenformat zu beschränken?
  Dies ist nur dann zulässig, sofern die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und inhaltliche Veränderungen ausgeschlossen sind. Wenn Sie Daten trotzdem in ein anderes Format umwandeln, müssen Sie grundsätzlich beide Versionen aufbewahren.

• Bei der digitalen Archivierung gilt:
  Alle Belege (Dokumente) müssen Sie unveränderbar speichern. Alle Änderungen in dem Dokumentenset müssen lückenlos nachvollziehbar aufbewahrt und protokolliert werden.
  
  

Daraus ergibt sich für die CM Studio .DMS-CLOUD:
Ein Dokument in der CM Studio .DMS-CLOUD kann nicht physikalisch gelöscht/entfernt werden. Dies entspricht 1:1 den Regeln der GoBD. Wenn Sie einen Ordner oder ein einzelnes Dokument löschen, werden diese in ein Systemarchiv "Gelöschte Objekte" verschoben. Nur ein DMS-Administrator bzw. der Betriebsprüfer kann dieses Systemarchiv einsehen und die gelöschten Dokumente bei Bedarf wiederherstellen.

Beim Klick auf die Option Löschen in der Menüleiste erscheint ein Bestätigungsfenster, welches den Benutzer informiert, dass das Dokument nicht vollständig gelöscht, sondern in das Systemarchiv verschoben wird. Bei einem Klick auf OK wird das markierte Dokument in das Systemarchiv 'Gelöschte Objekte' platziert.

Die 'Gelöschten Objekte' werden in einer Tabelle mit der Angabe des Quellverzeichnisses, Objekttyps, Datum der Archivierung und des Benutzers, der das Dokument gelöscht hat, angezeigt.

Systemarchiv „Gelöschte Objekte“

Ein DMS-Dokument kann nicht physikalisch gelöscht werden. Es wird in ein Systemarchiv "Gelöschte Objekte" platziert. Nur ein Administrator kann dieses Systemarchiv einsehen und die gelöschten DMS-Dokumente bei Bedarf wiederherstellen.

Die gelöschten Objekte werden in einer Tabelle mit der Angabe des Quellver- zeichnisses, Objekttyps, Datum der Archivierung und des Benutzers, der das DMS-Dokument gelöscht hat, angezeigt.

Sie können die Dokumente anschauen, indem Sie auf die Lupe neben dem gewünschten Eintrag klicken. Das Dokument wird in einem zweiten Fenster geöffnet.

Zu jedem Dokument steht Ihnen das Protokoll zur Verfügung, das Sie mit einem Klick auf das Zeichen „i“ neben dem gewünschten Eintrag öffnen. Dem Protokoll können Sie alle Aktivitäten, die man mit diesem Dokument durchgeführt hat, entnehmen.

Für die Suche nach Dokumenten geben Sie im Feld den Suchbegriff ein und klicken Sie danach den Suchbutton an.

Wenn Sie ein DMS-Dokument wiederherstellen möchten, aktivieren Sie es mit dem Häkchen und klicken Sie danach auf die Option Wiederherstellen in der Menüleiste am rechten Bildschirmrand . Es wird ein Bestätigungsfenster angezeigt und das DMS-Dokument wird aus dem Systemarchiv an die ursprüngliche Stelle übertragen.