CM Studio .DMS-CLOUD - Digitale Posteingangsbearbeitung

Rechnungseingang & Auftragsfreigabe

Eine Rechnung durchläuft in mittleren und großen Unternehmen oft verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Aber selbst bei kleinen Betrieben muss eine Rechnung nach dem Posteingang geprüft, verbucht und bezahlt werden. In der Regel erfolgen diese Arbeitsschritte an mehreren Arbeitsplätzen durch unterschiedliche Personen. In beiden Fällen benötigt der mit dem Rechnungseingang verbun- dene Arbeitsprozess-Aufwand und Zeit.

Mit der automatisierten Rechnungseingangsprüfung in CM Studio .ECMSERVER
lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst und erkannt und an die richtigen Bearbeiter weitergeleitet. Der Sachbear- beiter prüft die eingegangenen Dokumente auf korrekten Inhalt bzw. vergleicht Rechnungen mit Wareneingängen.

Hierbei können Sie in den Editionen ‘ECM-SERVER’ und ‘ECM-SERVER Premium’ bereits über die integrierten Kreuz-Verlinkungen Eingangsrechnungen, Warenlieferscheine und Bestellungen mit dem eigentlichen Kundenauftrag verknüpfen und einen zusammenhängenden Aktenvorgang erstellen.

Dieser ist im Rechnungsordner sichtbar, in dem die Eingangsrechnung das primäre Dokument ist. Im Aktenordner für Eingangslieferscheine finden Sie ebenfalls die
verknüpften Dokumente mit dem zugehörigen Wareneingangslieferschein als primäres Dokument. Bei Kundenbestellungen übernimmt die E-Mail-Bestellung des Kunden die primäre Darstellungsfunktion. Alle verknüpften Dokumente, aber auch die zugehörige Email-Kommunikation, sind wie in einem Aktenreiter als untergeordnete Anhänge ausgewiesen und von jeder Stelle aus einsehbar, ohne dass Sie den originalen Ursprungsordner ermitteln und öffnen müssen.

Abschließend muss in unserem Beispiel nur noch die Freigabe des Rechnungseingangs gegeben werden. Automatisch erhält die Buchhaltung eine Benachrichtigung über den Eingang eines neuen Rechnungsbelegs, um die entsprechende Verbuchung und die zugehörige Zahlungsplanung vorzunehmen. Die Logistikabteilung erhält die Freigabe für den Versand der Ware und die Auftragsabwicklung wird über den Warenausgang und die damit fällige Rechnungsstellung an den Endkunden informiert, um diese parallel zur Warenauslieferung abzuwickeln.

Optimale Steuerung dank automatisierter Arbeitsprozesse

Vor allem bieten die Editionen ‘ECM-SERVER’ und ‘ECM-SERVER Premium’ die Sicherheit, dass kein Dokument auf dem Weg vom Eingang bis zur finalen Aktenablage verloren geht, verlegt oder vergessen wird, denn die automatische Wiedervorlage von Dokumenten sichert den Arbeitsablauf und sorgt für eine 'Just-in-Time' Bearbeitung und dies nach Ihrer individuellen Vorgangsdefinition, die Sie lediglich einmal bei Installation des Systems definieren müssen.

Frei definierbare Arbeitsabläufe erleichtern Ihnen die Archivierung und die betriebliche Vorgangsbearbeitung:

Definieren Sie selbst den Ablauf Ihrer Dokumenten- bearbeitung vom Posteingang bis zur Aktenablage und nutzen Sie die integrierten Workflow Schnitt- stellen in der CM Studio .DMS-CLOUD um wieder- kehrende Arbeitsabläufe zu automatisieren aber trotzdem flexibel auf Ausnahmen von der Regel reagieren zu können.

Definieren Sie hierbei als Administrator oder Abteilungsleiter selbst, welcher Mitarbeiter im Falle eines neu eingetroffenen Dokuments eingebunden wird. Ihre Mitarbeiter in den Fachabteilungen können nachgeordnet und eigenständig (sofern ihnen die Berechtigung dazu erteilt wurde) entscheiden, ob sie den festen und vordefinierten Ablauf ausführen oder gegebenenfalls die weitere Bearbeitung abweichend umsetzen wollen.

Die Editionen ‘ECM-SERVER’ und ‘ECM-SERVER Premium’ bestechen hierbei durch ihre
klaren Strukturen und ist somit die ideale Dokumentenmanagementlösung sowohl für kleine als auch mittelständische und große Unternehmen.