CM Studio .DMS-CLOUD - Automatisierung der Dokumentenablage

Optimale Steuerung dank automatisierter Arbeitsprozesse

CM Studio .DMS-CLOUD bietet in allen Editionen die Sicherheit, dass kein Dokument auf dem Weg vom Eingang bis zur finalen Dokumentenablage verloren geht, verlegt oder vergessen wird, denn u.a. die Automatisierung der Wiedervorlage von Dokumenten sichert den Arbeitsablauf und sorgt für eine 'Just-in-Time' Bearbeitung und dies nach Ihrer individuellen Vorgangs- definition, die Sie lediglich einmal bei Installation des Systems definieren müssen.

Frei definierbare Arbeitsabläufe erleichtern Ihnen die Archivierung und die betriebliche Vorgangsbearbeitung:

Definieren Sie selbst den Ablauf Ihrer Dokumentenbearbeitung vom Posteingang bis zur Aktenablage und nutzen Sie die integrierten Workflow Schnittstellen in der Edition ‘ECM-SERVER’ oder ‘ECM-SERVER Premium’ um wiederkehrende Arbeits- abläufe zu automatisieren aber trotzdem flexibel auf Ausnahmen von der Regel reagieren zu können.

Definieren Sie hierbei als DMS-Administrator selbst, welcher Mitarbeiter im Falle eines neu eingetroffenen Dokuments eingebunden wird. Ihre Mitarbeiter in den Fachabteilungen können nachgeordnet und eigenständig (sofern ihnen die Berechtigung dazu erteilt wurde) entscheiden, ob sie den festen und vordefinierten Ablauf ausführen oder gegebenenfalls die weitere Bearbeitung abweichend umsetzen wollen.

Die Editionen ‘ECM-SERVER’ oder ‘ECM-SERVER Premium’ bestechen hierbei durch ihre klaren Strukturen und sind somit die ideale Dokumentenmanagementlösung sowohl für kleine als auch mittelständische Unternehmen.

Dokumenten-Scan (Scanner & MFP) automatisiert importieren

Mit der Funktion 'Überwachung' bestimmen und kontrollieren Sie die Quelle aus der Sie neue Dokumente in die CM Studio .DMS-CLOUD übernehmen.

Als Quelle stehen dabei alternativ der CM Studio .OCR-SERVER als Bestandteil jeder CLOUD-Edition von MASCH zur Verfügung

oder Sie verwenden CM Studio .CAPTURE PRO zur interaktiven Erfas- sung und Verteilung Ihrer Dokumente über Ihren Windows 10/11 Arbeitsplatz.

Dokumenten-Scan mit dem Smartphone automatisiert importieren

Für das automatisierte Erfassen von Dokumenten mit Ihrem Smartphone empfehlen wir Ihnen die Adobe Scan-APP, die Sie kostenlos aus dem jeweiligen App-Store Ihres Smartphone Anbieters installieren können.

Mittels Adobe-Scan verschieben Sie nach dem Scan die Dokumente auf den CM Studio .OCR-SERVER. Hierzu benötigen Sie entweder einen Google-Drive-Account oder einen OneDrive-Account bei Microsoft.

E-Mails automatisch archivieren

Durch den Einsatz von CM Studio .E-ARCHIVE kann Ihr Unternehmen die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zur langfristigen Archivierung von E-Mails und den damit verbundenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zuverlässig erfüllen.

CM Studio .E-ARCHIVE ermöglicht die zentrale, sichere und vollständige Aufbewahrung aller E-Mails über beliebige Zeiträume hinweg und bietet so einen zuverlässigen Schutz vor Datenverlusten.

CM Studio .E-ARCHIVE entlastet Ihren Kommunikations-Server durch die Auslagerung historischer E-Mails in die CM Studio .DMS-CLOUD. CM Studio .E-ARCHIVE reduziert damit den Speicherbedarf drastisch gegenüber den Storage-Anforderungen Ihres E-Mail Providers.

Archivierte E-Mails automatisch ins DMS übernehmen

Die Funktion 'Überwachung' ermöglicht es in den Editionen 'ECM-SERVER' und 'ECM-SERVER Premium' eine E-Mail INBOX oder einen spezifischen E-Mail Ordner in Ihrem E-Mail Account regelmäßig auf zu kontrollieren, um neue E-Mails aus der integrierten E-Mail Archivierung in das Dokumentenarchiv als digitales Dokument zu übernehmen.

Mit der Option 'Überwachung' wird die Mailboxüberwachung zentral über eine Zeitschaltuhr gesteuert und führt diese in regelmäßigen Zeitabständen aus.

Legen Sie auf diese Art und Weise z.Bsp. eingehende Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, in einem definierten E-Mail Ordner auf Ihrem E-Mail-Server ab und der ECM-SERVER ordnet die Eingangsrechnung Ihrem Rechnungsworkflow automatisch zu.