CM Studio .DMS-CLOUD: Preise und Editionen

Ein Archiv umfasst u.a. folgende Basisfunktionen, die ausschließlich von dem DMS-Administrator bearbeitet werden können, wie die Nomenklaturvergabe für Dokumentennamen inklusive automatisierter Namensgebung. Die Definition von 'Zusatzfelder' um benutzerdefinierten Suchenkriterien zu verwalten. Die Verwaltung benutzerdefinierter 'Dokumentenstati', die es ermöglichen alle Dokumente individuell zu kategorisieren. Die Rechteverwaltung in der DMS-CLOUD beginnt bereits auf Archivebene und wird auf Ordner und einzelne Dokumente vererbt.

Hier erfahren Sie mehr zu Aktenordnern und Archiven...

Dokumentenordner verfügen über Funktionen zum automatischen Benennen der Dokumente nach vorgegebenen Regeln, dem Verwalten von Zugriffsrechten für den Ordner oder enthaltene Dokumente, die individuelle Benutzerzuordnung von Dokumenten zu einem spezifischen Anwender, der Überwachung von Importverzeichnissen im lokalen Netzwerk oder via Google-Drive, die Benachrichtigung von Anwendern, wenn neue Dokumente eingegangen sind.

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, neues Dokument per Upload einzeln oder per ZIP-Archiv im Batch hinzuzufügen. Mit der Funktion ZIP-Archiv hochladen sind Sie in der Lage die Restriktionen eines Internet-Browsers, dass Sie Dateien nur einzeln hochladen können, zu umgehen.

Mit der Funktion 'Überwachung' bestimmen und kontrollieren Sie die Quelle aus der Sie neue Dokumente in die CM Studio .DMS-CLOUD übernehmen. Als Quelle stehen dabei alternativ der CM Studio .OCR-SERVER (siehe Abschnitt: Enterprise-Content-Management...) als Bestandteil jeder CLOUD-Edition von MASCH zur Verfügung oder Sie verwenden CM Studio .CAPTURE PRO zur interaktiven Erfassung und Verteilung Ihrer Dokumente über Ihren Windows 10/11 Arbeitsplatz.

Wir empfehlen Ihnen die kostenlose Adobe Scan-APP, für das automatisierte Erfassen Ihrer Dokumente mit einem Smartphone.

Mittels Adobe-Scan verschieben Sie nach dem Scan die Dokumente auf den CM Studio .OCR-SERVER (siehe Abschnitt: Enterprise-Content-Management...). Hierzu benötigen Sie entweder einen kostenlose Google-Drive oder einen kostenlosen OneDrive Account.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion in der kostenlosen Testversion nicht aktiviert wird!

Verwenden Sie einen Account mit Google-Drive oder OneDrive, dann können Sie auch den Import Ihrer Dokumente in CM Studio .DMS-CLOUD über diesen Account automatisieren und stark vereinfachen.

Für detaillierte Setupfragen wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support unter 02203 806 8405 oder per E-Mail an support@masch.com.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion in der kostenlosen Testversion nicht aktiviert wird!

Sie können jeden Ordner in Ihrem Archiv mit einer individuellen Namensgebung austatten, so dass Dokumente, die automatisiert importiert werden oder durch Sie in den Ordner berschoben werden, nach der von Ihnen gewählten Nomenklatur umbenannt und hochnumeriert wird.

Jeder Dokumentenname kann aus beliebigen Vorgaben automatisch in eine vordefinierte Beleg-Nomenklatur übernommen werden. Verwenden Sie dabei Buchstaben, Zahlen und folgende Platzhalter:10.10.2024 06:50:25 - Zeit;
{NR} – laufende Nummer; {FILENAME} – Originalbezeichnung der Datei

Schnelles Finden statt langem Suchen ist einer der wichtigsten Aspekte in der elektronischen Archivierung. Mit der CM Studio .DMS-CLOUD stehen Ihnen hervorragende Suchfunktionen und eine Volltextindizierung für jedes Dokument zur Verfügung. Dies erpart Ihnen wertvolle Arbeitszeit. Das Kernstück dazu basiert auf der leistungsfähigen Datenbank, die auch bei großen Datenbeständen das blitzschnelle Wiederfinden der Dokumente ermöglicht.

Innerhalb eines Dokumenten-Archivs kann der Anwender zusätzlich zur Volltextindizierung auch noch eigene Kriterien für die Klassifizierung bzw. Verschlagwortung von Dokumenten definieren. Die so definierten Suchfelder bilden die Grundlage für die Suchmaske des Anwenders.

Projektorientiert lassen sich unterschiedlichste Dokumente (Verträge, Rechnungen etc.) innerhalb von CM Studio .DMS-CLOUD miteinander verlinken. Komplexe Geschäftsvorfälle sind damit rasch nachvollziehbar und übersichtlich strukturiert abgelegt.

Durch die Option 'Verschieben' können Sie Dokumente innerhalb Ihres Archivs von einem in den nächsten Aktenordner verschieben oder die Reihenfolge der Dokumente innerhalb eines Ordners verändern. Beim dem Verschieben des Dokuments können Sie es gleichzeitig umbenennen bzw. der automatischen Nomenklatur eines Ordners unterstellen.

Jedes Archiv verfügt über eine Managementfunktion, die es Ihnen ermöglicht frei definierte Dokumenten-Statistypen zu vergeben.

Standardmäßig vergibt das System jedes neue Dokument mit dem Status 'in Bearbeitung' versehen. Darüber hinaus werden diese Dokumente mit einem roten Sternchen markiert.

Der Anwender kann den Status auf einen der vordefinierten Statustypen verändern bzw. einen zusätzlichen Status selbst vergeben. Wenn der Anwender nach erfolgter Bearbeitung des Dokuments keinen weiteren benutzerdefinierten Status vergibt, wird das System automatisch den Status auf Archiviert abändern.

Auf der Archivebene können Sie für alle Dokumente, die direkt im Archiv gespeichert sind, festlegen, ob diese Dokumente mit dem Status versehen werden, aktivieren Sie dafür das Kästchen Status aktivieren.

Sie können Status per Default für alle Dokumente, die direkt in diesem Archiv liegen, festlegen, indem Sie im gleichnamigen Feld aus der Liste den gewünschten Status auswählen. Beachten Sie bitte dabei, dass Status per Default nur für die Dokumente und nicht für die Unterordner des Archivs gilt.

Über die Funktion 'Protokoll' können Sie in jedem einzelnen Dokument alle spezifischen Aktivitäten, bezogen auf das Dokument, nachvollziehen. Umbenennungen, Änderungen an der Verschlagwortung etc. werden hier akribisch dokumentiert und helfen damit den Vorgaben der GoBD zu entsprechen.

Ein Dokument in der CM Studio .DMS-CLOUD kann nicht physikalisch gelöscht/entfernt werden. Dies entspricht 1:1 den Regeln der GoBD. Wenn Sie einen Ordner oder ein einzelnes Dokument löschen, werden diese in ein Systemarchiv "Gelöschte Objekte" verschoben. Nur ein DMS-Administrator bzw. der Betriebsprüfer kann dieses Systemarchiv einsehen und die gelöschten Dokumente bei Bedarf wiederherstellen.

Beim Klick auf die Option Löschen in der Menüleiste, erscheint ein Bestätigungsfenster, welches den Benutzer informiert, dass das Dokument nicht vollständig gelöscht, sondern in das Systemarchiv verschoben wird. Bei einem Klick auf OK wird das markierte Dokument in das Systemarchiv 'Gelöschte Objekte' platziert.

Für den Export von Dokumenten und Informationen stehen Ihnen verschiedenste Funktionen zur Verfügung. Insbesondere der Dokumentenexport ist dann für Sie wichtig, wenn Sie z.Bsp. Ihre Buchhaltung extern über den Steuerberater abwickeln. Die Zeit der papierbasierten Aktenversendung ist mit der CM Studio .DMS-CLOUD vorbei.

Markieren Sie die zu exportierenden Dokumente:

Klicken Sie nun auf die Option 'Dokumente exportieren'. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Anzahl der markierten Objekte erkennen und das Exportverzeichnis festlegen können:

Mit einem anschließenden Klick auf ZIP-Archiv erstellen und herunterladen werden die Dokumente in einem ersten Schritt ein ZIP-Archiv erstellt und dieses kann im Anschluss mittels Klick auf ZIP-Archiv mit Dokumenten herunterladen exportiert werden.

Versenden Sie das ZIP-Archiv an Ihren Steuerberater und schon kann er diese Dokumente in seine Buchhaltung übernehmen.

E-Rechnungen werden zukünftig in der Regel per E-Mail versandt. Allerdings kann es auch sein, dass ein Anbieter die E-Rechnungen in seinem Kundenportal zum Downooad stellt.

Es gilt der Grundsatz der GoBD, dass orginär elektronisch versendete oder empfangene Dokumente auch elektronisch und revisionssicher archiviert werden müssen.

Dies gewährleisten CM Studio .E-ARCHIVE, CM Studio .ECM-SERVER und CM Studio .ECM-SERVER Premium über die integrierte E-Mail Archivierung. Darüber hinaus werden E-Mails mit PDF- bzw. XML-Anhängen bei Aufnahme in das Archiv durch einen Validierungscheck automatisch geprüft, ob es sich bei dem angehängten Dokument um eine valide E-Rechnung im Format XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF /A3) handelt.

Darüber hinaus bieten die Dokumentenmanagement Funktionen der CM Studio .DMS-CLOUD Möglichkeiten E-Rechnungen aus Portaldownloads unkompliziert und GoBD konform zu archivieren.

Neue Archive werden über den Button "Archiv erstellen" angelegt. Nur ein DMS-Administrator kann eine beliebige Anzahl von Archiven in der 'ECM-SERVER Premium'-Edition erstellen. Beim Klick auf die Option Archiv erstellen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle Einstellungen zur Verfügung haben, um ein neues Archiv anzulegen. In den Editionen 'DMS-SERVER' und 'ECM-SERVER' wird die Anzahl der bestellten Archive durch den MASCH Customer Service voreingestellt.

Durch den Einsatz von CM Studio .E-ARCHIVE kann Ihr Unternehmen die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zur langfristigen Archivierung von E-Mails und den damit verbundenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zuverlässig erfüllen.

Entscheiden Sie sich für eine zentrale, sichere und vollständige Aufbewahrung Ihrer E-Mails über beliebige Zeiträume hinweg und damit für einen zuverlässigen Schutz vor Datenverlusten.

Entlasten Sie Ihren Kommunikations-Server durch die Verschiebung historischer E-Mails in die CM Studio .DMS-CLOUD.

CM Studio .E-ARCHIVE kommuniziert mit Ihrem E-Mail Account über das IMAP-Protokoll. Hierbei können Sie, abhängig von Ihrem E-Mail Kontosetup zwischen den sicheren Alternativen SSH oder TLS wählen, damit der gesamte Archivierungsworkflow über eine verschlüsselte Kommuniktion zwischen E-Mail-Postfach bei Ihrem Provider und der CM Studio .E-ARCHIVE Anwendung stattfindet.

Ab Herbst 2024 müssen Sie als Anwender von Google-Mail oder Google Workspace Cloud Ihre Nutzer mittels  OAuth authentifizieren um auf Gmail, Google Kalender und Google Kontakte zugreifen zu können. OAuth ist eine sicherere Zugriffsmethode. Sie verwenden kein Passwort mehr für den Zugriff, mit Ausnahme von App-Passwörtern. Google deaktiviert ab Herbst den Zugriff weniger sicherer Apps.

Machen Sie sich keine Sorgen, denn CM Studio .E-ARCHIVE unterstützt bereits die OAuth Authentifzierung von Google und somit steht der Archivierung Ihrer Gmail Cloud Konten nichts mehr im Wege.

CM Studio .E-ARCHIVE archiviert nicht nur die E-Mails in der INBOX, sondern übernimmt alle Mails auch aus den individuellen E-Mail Ordnern Ihres Postfachs. CM Studio .E-ARCHIVE bildet dabei Ihre gesamte Ordnerstruktur auch in Ihrem E-Mail Archiv ab. Darüber hinaus werden mit dem Q4/2024 Update auch E-Mails mit PDF- bzw. E-Rechnungsanhängen gesondert gekennzeichnet und in der Suche damit hervorgehoben.

Für die Suche nach den archivierten Nachrichten steht Ihnen eine erweiterte Suchmaske unter der Registerkarte Archiv zur Verfügung. Es werden Ihnen die Nachrichten nur der E-Mail-Konten angezeigt, für die Sie die Berechtigungen haben.

Wenn Sie die Nachrichten nur in einem bestimmten Ordner suchen möchten, selektieren Sie diesen im Feld Mailbox-Ordner. Sie können die Suche mit bestimmten Absender- bzw. Empfängerangaben filtern.
Definieren Sie falls notwendig die Zeitperiode im Feld Datum. Beachten Sie bitte das angegebene Datumsformat.

Die gesetzlichen Vorgaben in der GoBD zwingen heute fast jedes Unternehmen zum Einsatz einer E-Mail Archivierungslösung, denn alle steuerlich relevanten E-Mails (wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc.) sind nach Vorgabe des Gesetzgebers elektronisch zu archivieren und unterliegen den Vorschriften und Regeln der GoBD.

Dies bedeutet zwar dass man nicht den gesamten E-Mail-Verkehr archivieren muss, aber bei selektiver Archivierung ist der Anwender bzw. das Unternehmen, vertreten durch den Inhaber oder Geschäftsführer, den Finanzbehörden gegenüber nachweispflichtig, dass auch wirklich alle relevanten E-Mails archiviert wurden.

De-Facto, da diese Nachweispflicht äußerst schwierig zu erbringen ist, verfahren die überwiegende Mehrheit der Softwarelösungen dahingehend, dass sie den gesamten E-Mail-Verkehr archivieren ohne Ausnahme. CM Studio .E-ARCHIVE arbeitet ebenfalls nach dieser Vorgehensweise. Darüber hinaus ist es nach den Regeln der GoBD nicht zulässig, dass einzelne E-Mails nachträglich aus dem Archiv entfernt werden, ohne das ein Betriebsprüfer der Finanzbehörde darauf noch Zugriff hat.

Dieses Verfahren steht aber im Widerspruch zu geltendem Recht im Bereich Datenschutz. Die Datenschutzrichtlinien besagen, dass z.B. eine Personalbewerbung per E-Mail mit persönlichen Angaben wie Lebenslauf etc. bei Nicht-Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses dann dauerhaft gelöscht werden muss, wenn der Bewerber oder die Bewerberin dies von der Personalabteilung des Unternehmens verlangen. Aber wie wir soeben bereits vermerkt haben, ist eine nachträgliche Löschung einer E-Mail im Archiv nicht möglich.

CM Studio .E-ARCHIVE löst diesen Widerspruch durch das sogenannte BLACKLISTEN von E-Mail Adressen, deren Inhalte gar nicht erst archiviert wird. Hierbei muss das Unternehmen lediglich dokumentieren, warum spezifische E-Mail Adressen geblacklistet wurden.

Die Funktion Datenschutzbeauftragte ist ebenfalls den Richtlinien des Datenschutzgesetzes geschuldet. Grundsätzlich muss CM Studio .E-ARCHIVE in der Administrations-Schnittstelle eine Funktion bieten, die es einem Administrator ermöglicht den Finanzbehörden (z.B. einem Betriebsprüfer) einen Zugriff auf die gesamte E-Mail-Kommunikation zu geben. Dies erfolgt bei CM Studio .E-ARCHIVE über die Funktion 'Archiv durchsuchen'.

Diese Funktion gilt es aber im Sinne des Datenschutzes wiederum abzusichern gegen unberechtigten Zugriff beispielsweise durch den Administrator der E-Mail Archivierung, denn dieser ist bei einer ungeschützten Suchfunktion jederzeit in der Lage alle E-Mails auch die persönlichen und vertraulichen E-Mails der Mitarbeiter und des Managements zu lesen und auszuwerten.

Diese Absicherung gegen unbefugten Zugriff bietet CM Studio .E-ARCHIVE über die Funktion Datenschutzbeauftragte. Es gilt hierbei das sogenannte 4-Augen-Prinzip im Datenschutz. Es müssen zwei Anwender innerhalb des Unternehmens und unabhängig vom E-ARCHIVE-Administrator eingesetzt werden.

Wenn diese beiden Anwender durch Passworteingabe Ihre Authentifizierung eingegeben haben, aktivieren Sie wie das Datenschutzverfahren. Mit Aktivierung ist die Funktion 'Archiv durchsuchen' im Administrations-Interface gesperrt und kann nur durch die Passworteingabe der beiden Datenschutzbeauftragten entsperrt werden.

Jede E-Mail verfügt über einen für den Anwender unsichtbaren sogenannten MIME-Header. In diesem Header werden Informationen wie E-Mail Routen, Zeitstempel für Ein- und Ausgang der Mails bzw. Verarbeitungsdaten der Mail-Server dokumentiert. CM Studio .E-ARCHIVE bietet einem Betriebsprüfer die Einsicht in diese Routing- und Meta-Daten um eine Echtheitsüberprpfung der archivierten E-Mail zu gewährleisten. Diese Funktion ist nicht nur für einen Betriebsprüfer wichtig, sondern auch bei juristischen Auseinandersetzungen ein hilfreiches Tool um die Echtzeitverarbeitung und insbesondere die Versendung von Daten zu dokumentieren.

E-Rechnungen werden zukünftig in der Regel per E-Mail versandt. Es gilt der Grundsatz der GoBD, dass orginär elektronisch versendete oder empfangene Dokumente auch elektronisch und revisionssicher archiviert werden müssen. Dies gewährleistet CM Studio .E-ARCHIVE in allen Punkten gemäß der GoBD-Regeln. Darüber hinaus erkennt CM Studio .E-ARCHIVE automatisch E-Mails mit PDF- bzw. XML-Anhängen und prüft diese durch einen Validierungscheck automatisch ob es sich bei dem angehängten Dokument um eine valide E-Rechnung im Format XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF /A3) handelt. Wenn dies so ist, werden die archivierten E-Mails gesondert gekennzeichnet, so dass bei Ihrer Suche nach Filtern, Sie alle archivierten E-Rechnungen innerhalb weniger Sekunden finden können. Selbstverständlich verfügt jede Edition der CM Studio .DMS-CLOUD über einen geeigneten Viewer der auch XRechnungen visualisert und anwenderfreundlich darstellt.

ScanSnap Home Dokumentenscanner Software

Mit der kostenlosen ScanSnap Home-Software können Sie schnell und einfach Dokumente in den Anwendungen umwandeln, die Sie verwenden. ScanSnap Home verfügt über eine Plugin-Schnittstelle zu CM Studio .CAPTURE PRO, den Capture- und Dokumentenverteiler von MASCH Software Solutions. Hier blicken wir auf eine fast 10-jährige erfolgreiche Partnerschaft mit PFU, dem Hersteller der ScanScan Dokumentenscanner zurück.

Erweiterte Epson Software-Suite zur Erfassung von Dokumenten

Die Epson Document Capture Suite umfasst eine Vielzahl von Softwarelösungen für die Erfassung und Weiterleitung elektronischer Dokumente per Mausklick. Ob Sie unterwegs sind, ein kleines Unternehmen betreiben oder für eine große Firma mit hunderten von Mitarbeitern verantwortlich sind – mit Software von Epson können Sie Ihre Unternehmensumgebung optimieren.

MASCH Software Solutions empfiehlt Epson Document Capture Pro im Workfloweinsatz mit dem automatischen Import über den CM Studio .OCR-SERVER (siehe Abschnitt: Enterprise-Content-Management...) oder über CM Studio .CAPTURE PRO.

Der erste Schritt innerhalb einer leistungsfähigen Prozesskette ist die Erfassung (das Capturing) von Dokumenten und Informationen. CM Studio .DMS-CLOUD bietet eine effiziente Verarbeitung von Papier- und elektronischen Dokumenten.

Für die Erfassung von papierbasierten Dokumenten auf Arbeitsplätzen mit Microsoft Windows 10 oder Windows 11 bietet MASCH Software Solutions ergänzend zu den üblichen Scannerprogrammen einen eigenen Capture-Client.

Hier erfahren Sie mehr zum CM Studio .CAPTURE-CLIENT...

Grundsätzlich gilt, dass CM Studio .DMS-CLOUD mit einer Vielzahl von Dokumenten-Scannern kompatibel ist. Die Basis für einen erfolgreichen Scannereinsatz ist die folgende Systemvoraussetzung für den Scanner:

Der Dokumentenscanner muss durchsuchbare PDF's (searchable PDF) erzeugen können.

Wenn Ihr Dokumentenscanner dies gewährleistet, können Sie mit dem CM Studio .CAPTURE-CLIENT die PDFs automatisch in Ihr Dikumentenarchiv übergeben.

Bei dem Scannen bzw. Erfassen von Dokumenten über Ihr Smartphone empfehlen wir die kostenlose APP Adobe Scan, die Sie aus Ihrem jeweiligen App-Store herunterladen und installieren können.

Adobe Scan erstellt die für die CM Studio .DMS-CLOUD notwendigen durchsuchbaren PDF-Dokumente und übergibt via Google-Drive oder OneDrive die Dokumente an den CM Studio .OCR-SERVER (siehe Abschnitt: Enterprise-Content-Management...)zur automatisierten Verabreitung in der CM Studio .DMS-CLOUD.

MASCH Software Solutions (als Betreiber der CM Studio .DMS-CLOUD) bietet für die Volltextindizierung und den automatischen Import von PDF-Dokumenten den CM Studio .OCR-SERVER.

Für die Nutzung des CM Studio .OCR-SERVER benötigt der Anwender als Systemvoraussetzung einen kostenlosen Google-Drive oder One-Drive Account. Mittels dieses Account überträgt der Anwender seine Dokumente in eine vorgegebene und geschützte Verzeichnisstruktur innerhalb der CM Studio .DMS-CLOUD.

Die Volltextindizierung durch den CM Studio .OCR-SERVER setzt voraus, dass der Anwender 'durchsuchbare' PDF-Dokumente überträgt. Diese können dann im Rahmen des automatisierten Imports analysiert und entsprechend mit einer Volltext-Verschlagwortung versehen werden.

Alternativ zu dem CM Studio .OCR-SERVER können Sie als Anwender für den Import von PDF- und Office-Dokumenten auch den CM Studio .CAPTURE-CLIENT verwenden, mit dem Sie von Ihrem Windows-Arbeitsplatz ohne Umwege direkt in Ihre DMS-CLOUD Dokumente uploaden können. Das OCRen von 'durchsuchbaren' PDF-Dokumenten erfolgt hierbei bereits auf der Windows Arbeitsstation und somit verfügen Sie über zwei vollwertige Erfassungsvarianten für den Import in die CM Studio .DMS-CLOUD.

Für detaillierte Setupfragen wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support unter 02203 806 8405 oder per E-Mail an support@masch.com.

In den Editionen 'ECM-SERVER' und 'ECM-SERVER Premium' können Sie unterschiedliche Belege wie Eingangsrechnung, Warenlieferschein und Bestellung mit dem eigentlichen Kundenauftrag verknüpfen und einen
zusammenhängenden Aktenvorgang erstellen. Dieser ist im Rechnungsordner sichtbar, in dem die Eingangsrechnung das primäre Dokument ist.

Im Aktenordner für Eingangslieferscheine finden Sie ebenfalls die verknüpften Dokumente mit dem zugehörigen Wareneingangslieferschein als primärem Dokument.

Bei Kundenbestellungen übernimmt die Email-Bestellung des Kunden die primäre Darstellungsfunktion. Alle verknüpften Dokumente, aber auch die zugehörige Email-Kommunikation, sind wie in einem Karteireiter oder Schnellhefter als untergeordnete Anhänge ausgewiesen und von jeder Stelle aus einsehbar, ohne dass Sie den
originalen Ursprungsordner ermitteln und öffnen müssen.

Sie benötigen z.Bsp. eine intelligente Zahlungswiedervorlage für Ihre Eingangsrechnungen?

Nichts leichter als das mit CM Studio .DMS-CLOUD, denn Sie können jeden benutzerdefinierten Status zusätzlich mit dem Merkmal "Wiedervorlage" versehen. Sobald Sie in der Dokumentenbearbeitung diesen Status auswählen, fordert Sie das System auf ein Wiedervorlagedatum einzutragen.

An dem hinterlegten Wiedervorlagetermin erhalten Sie dann aus der CM Studio .DMS-CLOUD eine E-Mail Nachricht, dass ein Dokument zur Weiterbearbeitung vorliegt. Die E-Mail Nachricht enthält einen Link über den Sie das Dokument im einzelne öffnen und dann weiter bearbeiten können: z.Bsp. Ihre Rechnung einfach bezahlen.

Die Funktion 'Überwachung' ermöglicht es in den Editionen 'ECM-SERVER' und 'ECM-SERVER Premium' eine E-Mail INBOX oder einen spezifischen E-Mail Ordner in Ihrem E-Mail Account regelmäßig auf zu kontrollieren, um neue E-Mails aus der integrierten E-Mail Archivierung in das Dokumenten-Archiv als digitales Dokument zu  übernehmen.

Die Option 'Überwachung' wird in der CM Studio .DMS-CLOUD zentral über eine Zeitschaltuhr gesteuert und führt diese Mailboxüberwachung in regelmäßigen Zeitabschnitten aus.

Legen Sie auf diese Art und Weise z.Bsp. eingehende Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten in einen E-Mail Ordner auf Ihrem E-Mail-Server und der ECM-SERVER ordnet die Eingangsrechnung Ihrem Rechnungsworkflow automatisch zu.

Eine Rechnung durchläuft in mittleren und großen Unternehmen oft verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Aber selbst bei kleinen Betrieben muss eine Rechnung nach dem Posteingang geprüft, verbucht
und bezahlt werden. In der Regel erfolgen diese Arbeitsschritte an mehreren Arbeitsplätzen durch unterschiedliche Personen. In beiden Fällen benötigt der mit dem Rechnungseingang verbundene Arbeitsprozess Aufwand und Zeit.

Mit der automatisierten Rechnungseingangsprüfung in den Editionen 'ECM-SERVER' und 'ECM-SERVER Premium' lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst und erkannt und an die richtigen Bearbeiter weitergeleitet. Der Sachbearbeiter prüft die eingegangen Dokumente auf korrekten Inhalt bzw. vergleicht Rechnungen mit Wareneingängen.

Über die Funktion 'Protokoll' können Sie in jedem einzelnen Dokument alle spezifischen Aktivitäten, bezogen auf das jeweilige Dokument, nachvollziehen. Umbenennungen, Änderungen an der Verschlagwortung aber auch Wiedervorlagenbearbeitung und Dokmentenverlinkungen werden hier akribisch dokumentiert und helfen damit Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren.

CM Studio .DMS-CLOUD ist KEINE Insellösung. Insbesondere die OCR-Verarbeitung von Microsoft Office-Dateien ermöglicht Ihnen auch die Volltextsuche in Projektdateien aus Microsot Word, Excel oder Powerpoint.

CM Studio .CAPTURE-PRO ist das optimale Werkzeug zur Automatisierung und Integration Ihres DMS-Systems in Ihre ERP- und/oder CRM-Abläufe. Überwachen Sie einfach die zugehörigen Dokumentenverzeichnise Ihrer ERP-Software wie z.Bsp. Lexware Warenwirtschaft und übergeben Sie jede neue Rechnung, jedes neue Angebot automatisch in Ihr Dokumentenarchiv.

Sie wollen Sie ein eigenes INTRANET für Ihr Unternehmen aufbauen und dies mit Ihrem Dokumenten-Management  verbinden?

Kein Problem mit der Edition 'ECM-SERVER Premium', denn hier können Sie sich auch ein eigenes webbasiertes Informations-Management-System aufbauen, denn mit der Edition 'ECM-SERVER Premium' verfügen Sie über Ihre eigenen Private-Cloud Server bei MASCH auf dem Sie noch viel mehr als Dokumenten-Management machen können.

Sprechen Sie uns einfach auf die Möglichkeiten vonder Edition 'ECM-SERVER Premium' an unter sales@masch.com

MASCH Software Solutions (als Betreiber der CM Studio .DMS-CLOUD) führt in regelmäßigen Abständen (einmal in 24 Stunden) eine Datensicherung des gesamten Datenbestandes von https://www.dms-server.com und https://ecm.dms-server.com durch. Der Kunde hat für eventuelle Ausfallzeiten bzgl. der Dokumenten-Archivierung, und der Nutzung des Cloud-Servers unter https://www.dms-server.com bzw. unter https://ecm.dms-erver.com, die im Rahmen einer Wiederherstellung von einer Datensicherung nach dem Eintritt eines Störungsfalles auftreten können, keine Ansprüche gegen den Betreiber. MASCH Software Solutions sagt eine zeitnahe und möglichst reibungslose Bearbeitung von Störungsfällen zu.

Die CM Studio .DMS-CLOUD steht 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche dem Anwender zur Verfügung. Bei geplanten Servicemaßnahmen die länger als 15 Minuten die Verfügbarkeit der CM Studio .DMS-CLOUD beeinträchtigen, verpflichtet sich MASCH Software Solutions zur Vorabinformation der Anwender per E-Mail innerhalb von mindestens 24 Stunden vor Durchführung der Servicemaßnahmen.

Darüber hinaus behält sich MASCH Software Solutions als Betreiber vor kurzfristige Servicemaßnahmen o. notwendige Server-Reboots ohne vorherige Ankündigung durchzuführen. Dies erfolgt in der Regel außerhalb der üblichen Büro- und Servicezeiten der MASCH Customer Service Line (Montag bis Freitag von 10.00 Uhr bis 17.00 Uhr). Der MASCH Customer Service ist auch hier um einen möglichst reibungslosen Betrieb der CM Studio .DMS-CLOUD bemüht.

Die Daten der CM Studio .DMS-CLOUD Anwender können durch technische Störungen jedweder Art beschädigt oder zerstört werden. Hierfür übernimmt MASCH Software Solutions keinerlei Haftung. Wir empfehlen grundsätzlich eine doppelte Datensicherung via Datenexport durch den/die Anwender*in der CM Studio .DMS-CLOUD.

Der MASCH Customer Service bemüht sich im Störungsfall, die Anwenderdaten so rasch wie möglich auf der Grundlage der letzten verfügbaren Datensicherung (24 bis 48 Stunden zuvor) wieder herzustellen. Der MASCH MASCH Customer Service übernimmt dabei in keinster Weise Garantien für die technische Umsetzung und den dafür benötigten Zeitaufwand.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Nutzung der der CM Studio .DMS-CLOUD unter den Domains https://www.dms-server.com und https://ecm.dms-server.com zwischen MASCH Software Solutions als Betreiber der Software-CLoud, dem beauftragten Customer Service von MASCH, der Firma Schaarschmidt Hard- & Software e.K. als technischem Support, Fulfillment-Center des Lizenzverkaufs sowie Auftragsverarbeiter des CLOUD-Hosting im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Kunden, der die Funktionalität von CM Studio .DMS-CLOUD in der Cloud-Lizenz auf https://www.dms-server.com/ bzw. https://ecm.dms-server.com in Anspruch nimmt. CM Studio .DMS-CLOUD stellt dem Anwender bei Beendigung seiner Subskriptiobnslizenz über die Funktion "Export für Betriebsprüfung" eine Option zum medienneutralen Export seiner archivierten DMS-Dokumente zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass der medienneutrale Export nur für den Export der DMS-Dokumente und NICHT für den Export der archivierten E-Mails gilt. Die E-Mail-Archivierung ist grundsätzlich nicht exportierbar in ein medienneutrales Format.

Bitte lesen Sie die AGBs der CM Studio .DMS-CLOUD hier...

Bitte lesen Sie die folgende Vereinbarung, bevor Sie für die CM Studio .DMS-CLOUD entscheiden. Dieser Text stellt eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen Ihnen als Käufer und/oder Benutzer und der MASCH Software Solutions dar. Indem Sie den Registrierungs- und Beuaftragungsvorgang durchführen, erklären Sie Ihr Einverständnis mit den Bedingungen der im Folgenden verlinkten Vereinbarung mit MASCH.