CM Studio .DMS-CLOUD

Es ist oft nur ein Mausklick oder Tastendruck notwendig, um die tägliche Informationsflut erfolgreich zu bewältigen!

Mit CM Studio .DMS-CLOUD können Sie Ihr komplettes Dokumentenmanagement und Ihr digitales Archiv bequem in die sichere MASCH CLOUD auslagern. Sie benötigen keine eigenen Hardware- und Software-Resourcen und sind in wenigen Stunden mit Ihrem digitalen Dokumentenarchiv am Start. Damit entfallen vor allem auch aufwendige Investitionen in Ihre IT-Infrastruktur, die Ihnen durch CM Studio .DMS-CLOUD plug&play zur Verfügung gestellt werden.

Die Zielsetzung bei der Einführung eines Dokumenten Management Systems innerhalb eines Unternehmens, unabhängig von der Größe des Betriebes, ist immer gleich:

Sie wollen den Berg der eingehenden aber auch der selbst produzierten Papierdokumente effizient und flexibel verwalten und unter der Berücksichtigung der unterschiedlichen Abteilungen Ihres Unternehmens diese Dokumente schnell und einfach wiederfinden und somit jedem Anwender in Ihrem Unternehmen einen maximalen Umfang der betrieblichen Dokumentation zugängig machen.

Software für die digitale Archivierung ist in der Regel funktionell umfangreich und eine komplexe Anwendung, die leistungsstarke Server- und Arbeitsplatzrechner voraussetzt. Darüber hinaus bedarf es einer zeitlich intensiven Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter, bis Sie Ihr digitales Archiv effektiv einsetzen können.

Hier liegen die großen Vorteile von CM Studio .DMS-CLOUD:

• ideal einsetzbar von jedem Desktop-, Notebook- oder auch Tablet-PC
• plattformunabhängige Arbeitsplatzanwendung über den verwendeten Internet-Browser
• leichte Navigation / einfach zu bedienender Funktionsumfang
• strukturierte Darstellung der Dokumente, die Sie auch jederzeit mobil von unterwegs abrufen können.

Aktenverwaltung und digitale Archivierung

Die Aktenverwaltung genannt ist die zentrale Schaltstelle für alle Informationen rund um einen Arbeits- oder Geschäftsprozess.

Mit der ordnerbasierten Aktenverwaltung im CM Studio .DMS-CLOUD werden alle relevanten Informationen wie beispielsweise Korrespondenz, Personal-Dokumente oder Belege, einem Geschäftsprozess strukturiert zugeordnet und in einem sogenannten Aktenarchiv abgelegt.

Die klassische Akte ist hierbei ein virtuelles Instrument der Verknüpfung von Dokumenten bzw. elektronischen Informationen, die einem Arbeits- oder Geschäftsprozess zugeordnet werden, an dem in der Regel unterschiedliche Mitarbeiter bzw. Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind.

Liegen Informationen in Papierform vor, so werden diese automatisiert gescannt, erkannt und bei der Verschlagwortung klassifiziert so dass Sie bei diesem Prozess der virtuellen "Akte" zugeführt werden können.

Sie kennen die Herausforderungen an ein digitales Archiv und ein leistungsstarkes Dokumenten Management System? - Wir kennen sie auch!

Wir empfehlen für den gemeinsamen Einsatz mit dem CM Studio .DMS-CLOUD Multifunktionssysteme oder Dokumenten-Scanner, die die digitale Verteilung von Akten über "Scan2Folder", "Scan2FTP" oder "Scan2EMail" ermöglichen. Geschwindigkeit, hohe Qualität und niedrige Kosten müssen kein Widerspruch sein.

Wichtig ist die vollständige Integration des Scan-Systems in Ihr Netzwerk und eine einfache Administration zum Beispiel über eine integrierte Web-Schnittstelle. Bei einem Dokumenten-Scanner kann die Integration in Ihr Netzwerk über einen lokalen USB-Anschluss oder eine optionale Netzwerkschnittstelle erfolgen.

Mit Funktionen wie "Scan2Folder" und "Scan2FTP" speichern Sie Ihre Dokumente lokal oder in Ihrem Netzwerk und in Kombination mit dem CM Studio .CAPTURE CLIENT übergeben Sie diese in einem integrierten Prozess an CM Studio .DMS-CLOUD automatisch in das digitale Aktenarchiv. Über offene XML-Schnittstellen sind Sie jederzeit in der Lage CM Studio .DMS-CLOUD mit Ihrer kaufmännischen Anwendung zu verknüpfen.