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Starten Sie mit der Registrierung

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir freuen uns, dass Sie sich für CM Studio .DMS-CLOUD entschieden haben und nun die notwendige Benutzer-Registrierung durchführen möchten. Bevor Sie Ihren Lizenzschlüssel mit den notwendigen Registierdaten und den technischen Zugriffsdaten zur Archivierung Ihrer Dokumente hier eingeben, möchten wir Sie auf verschiedene überaus wichtige Aspekte der revisionssicheren Dokumenten-Archivierung hinweisen.

Schritt 1 zur Benutzer-Registrierung

Mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 zu »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten - zugriff (GoBD)« beschreibt die Finanzverwaltung, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Dabei nehmen die Anforderungen an die Aufbewahrung einen breiten Raum ein. Die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten sind in den folgenden zehn Merksätzen dargestellt. Die wichtigsten Kriterien für die rechtskonforme Dokumenten-Archivierung hat die BITKOM unter folgendem Link zusammengefasst:

https://www.bitkom.org/

Bitte lesen Sie sich dieses Dokument aufmerksam durch und überprüfen Sie, ob Sie die dort aufgeführten Voraussetzungen und organisatorischen Anforderungen an Ihre Dokumenten-Archivierung erfüllen.


 Schritt 2 zur Benutzer-RegistrierungDokumente sind unverändert und vollständig zu archivieren

Die GoBD führen aus, dass die reine Ablage von Daten oder elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht erfüllt, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Entsprechend gilt, dass die reine Aufbewahrung von digitalen Dokumenten innerhalb des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen grundsätzlich nicht ausreicht. CM Studio .DMS-CLOUD übernimmt die Archivierung Ihrer Dokumente unter dem Aspekt der unveränderbaren Archivierung.



Schritt 3 zur Benutzer-RegistrierungDer Umgang mit Ihrer elektronischen Archivierung ist zu dokumentieren

Das Prozedere des Empfangs und Versands von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten Dokumenten ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die Verfahrensdokumentation muss insbesondere ausführen, wie die in den GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt wurden. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich formuliert und in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Die Verfahrensdokumentation ist fortzuschreiben (Versionierung) und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.

Vergessen Sie bitte nicht die notwendige Verfahrensdokumentation zu Ihren organisatorischen Maßnahmen zu erstellen und diese regelmäßig zu aktualisieren. Hierzu gehört auch, dass Sie notwendige Passwort-Änderungen, die Sie an Ihrem Archiv-Zugang durchführen umgehend auch für Ihre Dokumenten-aArchivierung erfassen. Wir haben Ihnen hier die BITKOM Checkliste zur GoBD verlinkt:

https://www.bitkom.org/

Im Kapitel 6 dieses Dokumentes finden Sie alle Hinweise zur Erstellung einer ordnungsgemässen Verfahrensdokumentation.


Schritt 4 zur Benutzer-RegistrierungStarten Sie nun die Lizenz-Registrierung

Klicken Sie einfach hier und starten Sie nun den Registrierungs-Prozess für Ihre CM Studio .DMS-CLOUD Lizenz...

 

 

 

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